Mut zu schlanken Projektstrukturen – bauen Sie auf Ihr Team

Eine der Stärken etablierter Unternehmen liegt darin, dass über die Jahre gesammelte Erfahrungen und Wissen in Prozesse gegossen wurden. Zudem klären konzernweite Richtlinien viele Sachverhalte, ohne dass es separater Entscheidungen bedarf. Dies sorgt für Effizienz und einheitliche Qualität in den Abläufen. Gerade diese vermeintliche Stärke wandelt sich jedoch häufig in einen Bremsklotz für Digitalisierungsprojekte.

Bei diesen Projekten liegt es in der Natur der Sache, dass der Zielzustand nicht vollständig vorab definiert werden kann. Dennoch werden auch heute noch viele Projekte nach klassischen Wasserfallmodellen gemanagt.

Das vermeintlich sichere Gefühl

Obwohl die klassische Wasserfallmethode in der Vergangenheit vielen Unternehmen keine guten Erfolgsquoten bei der Umsetzung von Projekten beschert hat, gibt sie den Beteiligten vermeintlich Struktur und ein sicheres Gefühl. Schließlich kann vorab ein Plan erstellt werden, der bis zum fertigen Projektergebnis alle Abläufe auflistet und den Projektmitarbeitern eine Richtschnur an die Hand gibt, was in der nächsten Zeit zu tun ist. Somit seien Termine vorhersehbar und im Idealfall auch das benötigte Budget transparent. Zumindest ist dies die Illusion, der man sich nur zu gerne hingibt.

Unterstützt wird das gute Gefühl durch umfangreiche Projektmethoden, welche über die Jahre weiterentwickelt wurden und häufig einen starren Rahmen für Projekte vorgeben. Da gibt es Prozessdefinitionen, Tools, Templates und vordefinierte Stage-Gates, welche das Tagesgeschäft im Projekt regeln sollen. Diese Projekte finden dann auch noch in einem Unternehmensumfeld statt, welches von Richtlinien geregelt wird, welche durch die jahrelangen Erfahrungen zu wahren Monstren an Komplexität geworden sind. Mit diesen festgezurrten Rahmenbedingungen versuchen viele etablierte Unternehmen, die inneren Fliehkräfte zu minimieren und dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter sich konform zur Unternehmensausrichtung verhalten.

Und nun kommt ein Digitalisierungsprojekt

In kaum einem größeren Projekt lässt sich die gesamte Komplexität vorab durchschauen und mit der vom Management gewünschten Genauigkeit planen. Und dies gilt speziell auch für Digitalisierungsprojekte. Mit Hilfe agiler Ansätze wird heutzutage versucht, dem Rechnung zu tragen und Projekte iterativ zum Ziel zu führen. Dabei kann in jeder einzelnen Iteration auf dem in der vorherigen Iteration gewonnenen Wissen aufgebaut werden. Das Thema erschließt sich somit schrittweise und Schwierigkeiten werden deutlicher sichtbar, da innerhalb der kurzen Iterationen deutlich wird, ob sie gelöst sind, oder eben nicht.

Da jedoch aus den bereits genannten Gründen häufig noch nach klassischem Wasserfallmodell (ohne hybride Konstrukte) vorgegangen wird, ist es umso wichtiger, darin eine gewisse Flexibilität in den Abläufen zu wahren. Kein noch so genau definierter Prozess wird alle möglichen Szenarien abdecken, sodass Improvisation zwangsläufig notwendig wird. Wir erleben in solchen Situationen häufig den Ruf nach mehr Struktur und mehr Prozess, um das aus Sicht des Managements chaotischer werdende Projekt in den Griff zu bekommen.

Das Team entscheidet

Hier sollte jedoch mit Augenmaß vorgegangen werden. Unserer Erfahrung nach ist in einem solchen Umfeld etwas Anderes von entscheidender Bedeutung: Die persönliche Abstimmung von Projektmitarbeitern untereinander. Die persönliche (face to face) Zusammenarbeit von Teams und Teammitgliedern, welche durch ein Problem betroffen sind, ist DER Schlüssel zum Erfolg. Nicht umsonst schaffen moderne Unternehmen flexible Workspaces, die ein situatives Zusammenarbeiten von Mitarbeitern verschiedener Teams erlauben. Und je direkter die Kommunikation ist, desto besser. Vermeiden Sie, Probleme per Mail-Ping-Pong lösen zu wollen. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter dazu, persönlich miteinander zu sprechen.

Wählen Sie bei örtlich verteilten Teams die bestmögliche Kommunikationsart, die zur Verfügung gestellt werden kann. Wenn beispielsweise eine Reise zu einem gemeinsamen Standort nicht möglich ist, so sollte einer Videokonferenz der Vorzug gegenüber einem reinen Telefonat oder dem Austausch per Mail gegeben werden.

Sie werden es erleben: Wenn die Mitarbeiter im Projekt gut miteinander kommunizieren, sind viele Probleme einfacher zu lösen. Damit sind jedoch nicht zahllose Meetings gemeint, sondern das situative Zusammenkommen, um definierte Probleme zu lösen. Dafür ist jedoch auch notwendig, dass den Mitarbeitern die entsprechende Verantwortung zugeteilt wird und das Vertrauen entgegengebracht, dass sie die Aufgabe lösen. Weiterhin sollte gefordert (und gefördert) werden, aktiv auf Kollegen zuzugehen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich die Mitarbeiter auf den definierten Prozess zurückziehen und Gründe finden, warum gerade jemand anderes verantwortlich für den nächsten Schritt ist…

Empfehlungen zur Projektmanagement-Methode

1. Wenn Sie nicht gleich zu agilen Methoden wechseln wollen (oder können), prüfen Sie, welche Flexibilisierung die vorhandene Projektmethode erlaubt. Gehen Sie davon aus, dass Sie auch bei bestem Wissen nicht alles vorab planen können und planen Sie bewusst Checkpoints ein, an denen Sie bewusst die vorhandene Planung unvoreingenommen überprüfen und anpassen. Seien Sie dabei unbedingt ehrlich zu sich selbst. Verschiebung von Problemen in spätere Phasen bringt den Ärger zwar später, dafür hat man dann aber auch weniger Möglichkeiten, noch zu reagieren.
2. Überprüfen Sie, was Sie aus Ihren Projektmethoden entfernen können. Fügen Sie nicht immer nur Regelungen hinzu. („Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn man nichts mehr hinzufügen, sondern nichts mehr weglassen kann“, Antoine de Saint-Exupéry)
3. Legen Sie den Fokus auf offene und direkte Kommunikation. Ihr Prozess wird nie alle Eventualitäten abdecken können. Aber gerade in unvorhergesehenen Situationen können Menschen durch direkten Austausch kreative Lösungen finden. Und wenn dies anfangs noch schwerfällt, kann ein Moderator oder Facilitator unterstützen.