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IT-Strategieentwicklung in Zeiten von New Work

IT strategy development in times of New Work

Modern IT strategy development looks different today than it did 10 or 20 years ago. Not long ago, and strategic thinking was usually the exclusive preserve of senior IT management. Sometimes management consultancies were also tasked with shaping the future of IT. The latter often led to acceptance problems and slow implementation. With a much more participatory approach, a new path of modern IT strategy development is being taken here. The new approach is described in more detail below. The main changes and advantages compared to the classic approach are pointed out. And finally, there are some practical tips on how to apply it.

Der Open Strategy Ansatz als Grundlage

Die partizipative IT-Strategieentwicklung greift den Ansatz von Open Strategy auf. This has been developed over the past 2 years by professors and consultants Christian Stadler, Julia Hautz, Kurt Matzler and Stephan Friedrich von den Eichen (see also link).

Basically, it is about opening up the strategy process by involving both their own staff and external third parties in strategy development and formulation. Instead of developing strategies only within management and consulting circles, they deliberately force access to other sources of knowledge. For example, the involvement of frontline employees, customers, partners and suppliers. While competitive criticality is an inhibiting factor in corporate strategy, this is only partly true for IT strategy development. Nevertheless, it can be seen that IT strategies are mostly developed by IT executives, who often have access to well-known IT consultancies. Die Durchführung von gemeinsamen und regelmäßigen Strategie-Workshops mit Mitarbeiter*innen aus den unternehmenseigenen Geschäftsbereichen, als auch bestehenden Dienstleistern und Partnern wird noch viel zu wenig genutzt. Within the IT department alone, the IT specialists should be involved at an early stage, in addition to the managers.

The advantages of participative IT strategy development

Die Weisheit der vielen

IT strategy development should not be limited to a small circle of top managers or external consultants. The more intensively business units, service providers and employees* are involved, the more diverse the approaches and ideas. And this principle already applies to the analysis. The frequent mention of strengths, weaknesses, opportunities or risks indicate a high degree of relevance. Even if one or the other manager does not always like to see or hear this. However, managers do well to increase the probability of success of an IT strategy with the help of collective intelligence. Auch bestehende IT-Dienstleister können dazu beitragen. They should, however, take off their sales glasses and analyse the customer situation without reservations. If the users from the business units are considered internal customers of IT, it is important to communicate openly that your arguments will flow in without claiming to be able to take everything into account.

Diversity instead of narrow-mindedness or the dilemma with confirmation bias

If IT strategy development is carried out by a few, the results can quickly go in one direction. Thus, (departmental) self-interests usually stand in the way of a promising joint IT strategy. This behaviour can be traced back to the so-called confirmation bias. Employees in leadership positions see their own convictions confirmed by others. In this way, they selectively choose information that fits their own perception.

But new strategic directions are based on courage and thinking outside of familiar patterns.

Both external people, but also the users in the specialist departments, as well as the company’s own IT specialists who are operationally involved, are valuable suppliers of new ideas or approaches. Employees who are new to the company can also often contribute unbiased ideas, even if they do not come from IT.

A greater willingness to implement or avoid “not-invented-by-us” thinking

A major advantage of participatory IT strategy development is that implementation fails less often. This is simply because the employees involved in the IT and specialist departments also feel responsible for successful implementation. Changes are more likely to be accepted if they are brought about by their own ideas or users have the feeling that strategic decisions are not being made over their heads. This behaviour is sometimes also based on the “not-invented-by-us” syndrome. This is a reluctance, i.e. a negative attitude towards ideas and innovations that are brought to the IT staff from outside. The more and the earlier the employees from the affected divisions are involved, the greater the willingness to accept and go along with the IT strategy.

Realistic and concrete maxims for action instead of theoretical treatises

IT strategies that the company’s own IT professionals have been involved in developing are more compatible with the company’s reality. Outsiders are not familiar with the current (political) situation in the company, do not know about IT investments that have just been made and ongoing IT projects, or are simply too far away from the day-to-day business. The latter is often cited as a main reason for bringing in outsiders, supplemented with a reference to a possibly prevailing operational blindness. However, this is often overrated. In many cases, in-house staff are quite capable of freeing themselves from operational blindness if the questions are asked appropriately and they do not experience interference from the supervisors present. The measures proposed by the own IT staff and users are more concrete and tangible. People know exactly what could be done, even in detail, because they deal with the processes and operational issues on a daily basis or are in direct contact with internal and external clients.

Simple is not always the best strategy, but the best strategy is always simple

Simple and understandable should be at least the mission and vision of corporate IT, which as guidelines reflect the IT strategy. Storytelling is an essential tool for successful communication in today’s world. This also applies to the internal corporate communication of IT services vis-à-vis specialist departments. The more IT employees were involved in strategy development, the more stories there are to tell. Both managers and experts tend to use a lot of anglicisms. Technical terms that are on everyone’s lips at the moment. Und so werden diese “Modewörter” oft in die Strategieformulierung aufgenommen. Das fördert aber Missverständnisse bei den Mitarbeitern und konterkariert manchmal die eigentliche Botschaft dahinter. Strategies are there so that everyone can understand them and what needs to be done to implement them. Keep them simple in communication and find out early on by involving your own staff as well as the users.

Meets the expectations of a new generation

The classic approach to IT strategy development is also at odds with the new world of work (New Work). Employees want to be involved in the future direction of IT. And not be presented top-down by managers for implementation. It would also be fatal not to take into account the opinions and ideas of Generation Z, because they work with modern IT applications and communication media, and have a pronounced interest in technology and are open and receptive to new technical innovations that could be used in their own companies. Generation Z can thus contribute important innovative impulses to the development of the IT strategy.

Practical tips for participatory IT strategy development

  1. Trust your own IT staff and involve as many users as possible from different hierarchies and business units. The more diverse the composition, the more diverse and innovative the contributions.
  2. As a first step, open up the strategy process to your own IT professionals and users. This step already brings many new insights and ideas. The involvement of service providers and partners can then take place selectively to verify or supplement the actual/target analysis.
  3. Rely on proven strategic management tools that are easy to use and build on each other. It does not take the latest sophisticated frameworks to develop good IT strategies. Strategy development must not become an academic exercise, but must produce initial concrete results quickly, intuitively and without a long training period.
  4. Use digital solutions to work on your IT strategy flexibly and independently of time and place. This way you can also reach employees and users at international locations and are not bound to time-limited workshops at one location.
  5. The most suitable digital platforms are those specifically designed for team strategy development, such as ConWISE.de (Link to the test version). Online whiteboards and collaboration solutions such as Miro and Mural offer many templates, but do not guide users through the process and are designed more as creativity tools for online meetings than for stand-alone offline work.
  6. Ask service providers to be neutral to ensure that strategies are innovative and do not become a sales pitch for their own services.
  7. Use external impulses when developing your IT strategy. These can also come from AI-based systems.
  8. Se should always be aware that the employees in the company are smarter than the smartest expert and know more about technological trends than many people assume.
  9. Follow a structured approach to answer the 3 key questions: Where are we with IT today? Where do we want IT to go from here? How do we get there?
  10. Developing future-proof IT strategies is not just a management task. Involve your colleagues.
  11. Commission or appoint a person to coordinate and moderate the process. To get additional impetus, this can also be an experienced IT consultant.

You can also get further impulses in the article Strategy development in the 21st century.


Dhe traditional approach to IT strategy development, where top management retreats with its team of consultants and works out a strategic plan behind closed doors, has had its day. It is no longer enough to present the results of this work in the form of powerpoints to staff in town hall meetings and then set a specific budget for them to implement the strategy. The IT managers already benefit from the participation of their IT specialists as well as the users in the analysis phase (Where do we stand with our IT today?). No one knows the company and the industry as well as they do. It is important to get away from old ways of thinking that strategic IT management is the sovereign task of the CIO or IT director. One would overlook the great potential that lies in one’s own IT organisation if one instead only relied on the knowledge of a few.

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Herausforderungen im Management Digitaler transformationen

Die 5 größten Herausforderungen im Management Digitaler Transformationen

Ähnelt Ihr Management der digitalen Transformation einer aneinander Reihung von IT-Projekten oder einem IT Großprojekt? Hm, falls Ja, dann sollten Sie kurz mal innehalten und die nachfolgenden Herausforderungen im Management Digitaler Transformationen sich durchlesen. Falls Nein, dann lohnt sich das Lesen trotzdem. Es gibt nämlich wesentliche Unterschiede zu beachten. Wer eine digitale Transformation steuern möchte, wie ein IT-Projekt, wird am Ende scheitern. Erfahren Sie hier die wesentlichen Unterschiede, und wie Sie als verantwortliche Führungskraft einer digitalen Transformation damit umgehen können.

Daten sind das Fundament einer jeden digitalen Transformation

Gewiss, auch in vergangenen IT-Projekten wie die Einführung einer ERP Lösung waren Daten wichtig. Aber sie standen nicht als oberste Priorität auf der Agenda des Programmverantwortlichen. Wer eine große SAP Einführung einmal mitgemacht hat, weiß aber wie sehr “saubere” Datenbestände und ein klares Datenmanagement am Ende einen erfolgreichen Rollout beeinflussen. In einer digitalen Transformation sind Daten jedoch der entscheidende Faktor. Vergleichbar einer Energiequelle für die fortlaufende Transformation im digitalen Zeitalter. Egal ob für den Einsatz künstlicher Intelligenz, Industrie 4.0, Digital Twins, IoT oder für die ersten Schritt im Metaverse … immer sind oder werden Daten die Treiber sein. Die Digitale Transformation bedeutet vor allem eine Veränderung hin zu einem daten-getriebenen Unternehmen. Ein aktueller Artikel von McKinsey (The data-driven enterprise of 2025 vom 28. Januar 2022) zeigt 7 Daten-Anforderungen auf, die es in folgender Form auch im Management einer digitalen Transformation zu berücksichtigen gilt:

  1. Daten müssen so vorliegen, dass sie in jede Entscheidung, Interaktion und jeden Prozess eingebettet werden können.
  2. Daten müssen in Echtzeit verarbeitet und abrufbar sein.
  3. Nutzung flexibler Datenspeicher für einfache Datenintegrationen in Echtzeit. 
  4. Im Datenbetriebsmodell werden Daten wie ein Produkt behandelt.
  5. Der Datenmanager steht in direkter Verbindung zur Führungsebene.
  6. Aufbau von unternehmensübergreifenden Daten-Plattformen, um die Zusammenarbeit mit Partnern bei datengesteuerten Projekten zu erleichtern.
  7. Die Datenverwaltung erfolgt weitgehend automatisiert, um Datenschutz, Sicherheit und Ausfallsicherheit zu gewährleisten.


“Das Ziel ist klar, nur weiß man nicht wie es konkret aussehen wird.”

Eine Digitale Transformation ähnelt einem agilen Vorgehen: das Backlog wird gefüllt, aber die Priorisierung kann sich von Zeit zu Zeit (Sprints) ändern. Das heißt konkret: die Absicht ist meist klar, nämlich möglichst viele Abläufe zu digitalisieren oder die Kundeninteraktion auf Digitale Kanäle umzustellen. Aber welche Anwendungen dafür am Ende genutzt werden, welche Abläufe wann umgesetzt sind oder wie weit und wo KI zum Einsatz kommen wird, kann nicht von Beginn an festgelegt werden. Meine praktischen Tipps hierzu:

  1. Gehen Sie iterativ bei der Digitalisierung vor und lernen Sie aus jedem Zyklus.
  2. Legen Sie zu Beginn Ihres Vorhabens die Rahmenbedingungen der Transformation in einer Digital Transformation Strategy fest.
  3. Empfehlenswert ist auch die Ausarbeitung einer Mission und Vision zur Digitalen Transformation. Dies kann jedes Unternehmen unabhängig von Beratern auf der Plattform von ConWISE (kostenlos und unverbindliche Registrierung hier) erstellen.
  4. Legen Sie besonderen Augenmerk auf das Change Management (Veränderungsmanagement) Ihrer Mitarbeiter. Denn welche Arbeitsplätze sich wann und wie verändern werden, kann zu Beginn nicht genau vorhergesehen werden. Die Verunsicherung wächst entsprechend, und sollten frühzeitig begegnet werden (auch dazu helfen die Punkte 2 und 3).


Kein ‘One solution fits all’

Die Digitalisierung ist nicht geprägt von einem einzelnen Big Player. Auch gibt es keine integrierte Lösung wie SAP oder Salesforce. Und falls Ihnen das angeboten wird, dann seien Sie misstrauisch. Die aktuelle Phase der Digitalisierung ist geprägt von einer unzähligen Vielfalt an Lösungen. Täglich kommen Startups auf dem Markt, die neue Innovationen bieten. Tech-Giganten wie Microsoft, Google oder Meta (Facebook) versuchen aus Eigeninteresse möglichst vieles unter einem Hut zu bringen. Interessant ist aber zu beobachten, dass dies meist durch offene Schnittstellen (API’s) geschieht. Und genau darauf sollten Unternehmen achten, dass die Lösungen flexibel eingebunden werden können und entsprechende Schnittstellen bieten.

Sie sollten auch die Möglichkeiten von Cloud-Lösungen nutzen. Damit bleiben Sie flexibel in der Einbindung neuer Applikationen. Die oben genannten Hinweise gelten entsprechend auch für Eigenentwicklungen. Falls Sie dazu externe Partner engagieren wollen, so setzen Sie auf Mikroprojekte, also kleine Projektausschreibungen, die von Zeit zu Zeit verlängert oder erweitert werden. Eigene Lösungen sollten dabei auch nach der Minimum Viable Product (MVP) Philosophie entstehen. Das heißt, primär geht es darum möglichst schnell ein lauffähiges Produkt auf die Beine zu stellen, das dann in Iterationen weiterentwickelt wird.


Neue Anforderungen an Release-Management, Rollouts und DevOps 

Die bisher genannten Herausforderungen im Management Digitaler Transformationen führen gleichzeitig zu gravierenden Veränderungen an organisatorischen Abläufen:

  • Release-Management: die Ausrichtung nach MVPs verkürzt einerseits die Release-Zyklen und steigert andererseits die Anzahl neuer Releases. Gerade bei innovativen Lösungen von Startups kommt es teilweise zu wöchentlichen oder monatlichen Updates. Grundsätzlich können sich diese auch auf andere Lösungen in Ihrem Unternehmen auswirken. Ein flexibles Testkonzept mit einer möglichst hohen Testautomatisierung ist deshalb unausweichlich. Dabei muss vor allem das Thema Datensicherheit und -integrität hohe Priorität eingeräumt werden. 
  • Rollout Management: in einer digitalen Transformation finden Rollouts ständig statt. Es fällt somit eine explizite Rollout-Phase weg. Bei Einführung von KI-Lösungen beispielsweise, wird die Skalierbarkeit auf andere Prozesse im Unternehmen ein entscheidendes Erfolgskriterium im Wettlauf der Digitalisierung sein. Dies liegt daran, dass es sinnvoll ist neue KI-Lösungen erst an einem “Prototyp”-Geschäftsprozess anzuwenden. Sobald dies erfolgreich war, kommt der Wunsch nach Ausweitung auf andere Prozesse unmittelbar auf.
  • DevOps: Die Definition von DevOps geht auf die Einheiten Development und IT Operations (Betrieb) zurück (Quelle: Wikipedia). Während vergangene IT Projekte entlang eines Wasserfall-Modell die explizite Übergabe von Entwicklung zum Betrieb vorsah, ändert sich dies mit DevOps hin zu einer aktiven Zusammenarbeit während des gesamten Vorhabens. Der Betrieb sollte bereits in die Erstellung der Anforderungen eingebunden sein.


Disruptive Solutions oder der Umgang mit neuen Technologien

Disruptive Solutions stehen im Zusammenhang mit digitalen Transformationen für technologische Lösungen, die das Zeug haben, die Transformation eine neue Richtung zu geben und so Prioritäten und Roadmaps durcheinander wirbeln. Problem ist nur, dass der disruptive Charakter dieser Trends zu Beginn Ihres Aufkommens schwer einschätzbar ist. Aktuelle Beispiele dafür sind Web3 und Metaverse. Beide Technologien wirken sich gravierend auf die Geschäftsprozesse oder gar auf das Geschäftsmodell aus. Mein Tipp: wenn man nicht gerade an der Spitze der Digitalisierung stehen möchte, reicht es ruhig zu bleiben und die Entwicklungen zu beobachten. Je besser Sie die Herausforderungen im Management Digitaler Transformationen kennen und entsprechend agieren, desto schneller sind Sie auch bei der Berücksichtigung möglicher disruptiver Technologien. Dies gilt besonders für hier als erstes beschriebene Herausforderung ein daten-orientiertes Unternehmen zu werden. Ist erst das Datenmanagement optimiert, kann man innerhalb kurzer Zeit auf Entwicklungen im digitalen Zeitalter reagieren ohne Wettbewerbsnachteile zu erleiden.


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